Privacy Policy
Last updated: August 2026
1. Who we are
Ruby Charm Houses – Empreendimentos Turísticos, Lda. (VAT PT513299050), registered at Travessa dos Campos 115, Porto, Portugal, is the data controller for personal data collected through this website and in connection with stays at our local accommodation (“Alojamento Local”) units at Ilha Cardoso, Porto. For any privacy matter, contact us at geral@rubycharmhouses.com or +351 220 943 320.
2. What data we process
Booking data: name, contact details (email, phone), stay dates, number of guests and payment information (processed by our booking engine or the platform you booked through — we do not store full card details).
Guest registration data: identification document details (name, nationality, date of birth, document number and type), collected at check-in as required by Portuguese law.
Invoicing data: name and tax number, when requested on an invoice.
Communications: messages you send us by email, phone, WhatsApp or social media.
Browsing data: cookies and similar technologies, as described in our Cookie Policy (managed through the consent banner).
Video surveillance footage: images captured by the CCTV system installed in the shared garden at Ilha Cardoso. The system does not cover the interior of the houses or their private entrances, and signage is displayed on site.
3. Why we use your data and on what legal basis
To manage your booking and stay (communications, check-in, invoicing) — performance of a contract.
To comply with legal obligations: reporting of foreign guests to AIMA through the SIBA system (Law no. 23/2007), settlement of Porto’s Municipal Tourist Tax, and tax and accounting obligations towards the Portuguese Tax Authority.
Legitimate interest: security of people and property at the establishment and in the shared areas of the ilha, including video surveillance of the common garden; complaint handling and service improvement.
Consent: non-essential cookies (statistics and marketing) and any promotional communications. You may withdraw consent at any time, without affecting your stay.
4. Who we share data with
We share data only where necessary: with Ynnov (our property management and booking software, acting as processor), with the platform you booked through (Booking.com, Airbnb or other, acting as an independent controller), with AIMA (mandatory guest registration), with the Tax Authority and the Municipality of Porto (tax obligations and tourist tax), and with IT and payment service providers working for us under contract. We do not sell personal data.
5. International transfers
Some service providers (for example, website analytics tools) may process data outside the European Economic Area. Where that happens, we require adequate safeguards, such as standard contractual clauses approved by the European Commission.
6. How long we keep your data
Invoicing data: 10 years (tax obligation). Guest registration records reported via SIBA: for the legally applicable period. Booking data and correspondence: up to 5 years after your stay (limitation periods). Data processed on the basis of consent: until you withdraw it. After these periods, data is deleted or anonymised.
Video surveillance footage: 30 days, after which it is automatically deleted, unless it must be retained as evidence in legal or administrative proceedings.
7. Your rights
Under the GDPR you may request access to, rectification or erasure of your data, restriction of processing and data portability, object to processing based on legitimate interest, and withdraw any consent given. Simply write to geral@rubycharmhouses.com — we reply within one month at most. You also have the right to lodge a complaint with the Portuguese supervisory authority (CNPD — www.cnpd.pt).
8. Security
We apply appropriate technical and organisational measures to protect personal data against unauthorised access, alteration or loss, including a secure connection (HTTPS) on the website and restricted staff access to data.
9. Changes to this policy
We may update this policy to reflect legal or service changes. The version in force is always the one published on this page, with the update date at the top.
Política de Privacidade
Última atualização: Agosto de 2026
1. Quem somos
A Ruby Charm Houses – Empreendimentos Turísticos, Lda. (NIF 513299050), com sede na Travessa dos Campos 115, Porto, Portugal, é a entidade responsável pelo tratamento dos dados pessoais recolhidos através deste site e no âmbito das estadias nos nossos estabelecimentos de alojamento local na Ilha Cardoso, Porto. Pode contactar-nos para qualquer questão de privacidade através de geral@rubycharmhouses.com ou do telefone +351 220 943 320.
2. Que dados tratamos
Dados de reserva: nome, contactos (email, telefone), datas da estadia, número de hóspedes e informação de pagamento (processada pelo motor de reservas ou pela plataforma onde reservou — não guardamos dados completos de cartões).
Dados de registo de hóspedes: elementos do documento de identificação (nome, nacionalidade, data de nascimento, número e tipo de documento), recolhidos no check-in por obrigação legal.
Dados de faturação: nome e NIF, quando solicitados na fatura.
Comunicações: mensagens que nos envie por email, telefone, WhatsApp ou redes sociais.
Dados de navegação: cookies e tecnologias semelhantes, nos termos da nossa Política de Cookies (gerida através do banner de consentimento).
Imagens de videovigilância: imagens captadas pelo sistema de videovigilância instalado no jardim comum da Ilha Cardoso. O sistema não capta o interior das habitações nem as respetivas entradas privadas, e existe sinalização visível no local.
3. Para que usamos os dados e com que fundamento
Gerir a sua reserva e estadia (comunicações, check-in, faturação) — execução do contrato.
Cumprir obrigações legais: comunicação de hóspedes estrangeiros à AIMA através do sistema SIBA (Lei n.º 23/2007), liquidação da Taxa Municipal Turística do Porto e obrigações fiscais e contabilísticas perante a Autoridade Tributária.
Interesse legítimo: segurança de pessoas e bens no estabelecimento e nos espaços comuns da ilha, incluindo a videovigilância do jardim comum; gestão de reclamações e melhoria do serviço.
Consentimento: cookies não essenciais (estatísticas e marketing) e eventuais comunicações promocionais. Pode retirar o consentimento a qualquer momento, sem afetar a estadia.
4. Com quem partilhamos os dados
Partilhamos dados apenas quando necessário: com a Ynnov (software de gestão e motor de reservas, que atua como subcontratante), com a plataforma através da qual reservou (Booking.com, Airbnb ou outra, que é responsável pelo tratamento que faz dos seus dados), com a AIMA (registo obrigatório de hóspedes), com a Autoridade Tributária e o Município do Porto (obrigações fiscais e taxa turística), e com prestadores de serviços informáticos e de pagamentos que trabalham connosco sob contrato. Não vendemos dados pessoais a terceiros.
5. Transferências internacionais
Alguns fornecedores de serviços (por exemplo, ferramentas de estatísticas do site) podem tratar dados fora do Espaço Económico Europeu. Quando isso acontece, exigimos garantias adequadas, como cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia.
6. Durante quanto tempo guardamos os dados
Dados de faturação: 10 anos (obrigação fiscal). Registos de hóspedes comunicados via SIBA: pelo prazo legal aplicável. Dados de reservas e correspondência: até 5 anos após a estadia (prazos de prescrição). Dados tratados com base em consentimento: até este ser retirado. Findo o prazo, os dados são eliminados ou anonimizados.
Imagens de videovigilância: 30 dias, findos os quais são automaticamente eliminadas, salvo se tiverem de ser conservadas para efeitos de prova em processo judicial ou contraordenacional.
7. Os seus direitos
Nos termos do RGPD, pode pedir-nos o acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento e portabilidade dos seus dados, bem como opor-se ao tratamento baseado em interesse legítimo e retirar consentimentos dados. Basta escrever para geral@rubycharmhouses.com — respondemos no prazo máximo de um mês. Tem ainda o direito de apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD — www.cnpd.pt).
8. Segurança
Aplicamos medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os dados pessoais contra acesso, alteração ou perda não autorizados, incluindo ligação segura (HTTPS) no site e acesso restrito aos dados por parte da equipa.
9. Alterações a esta política
Podemos atualizar esta política para refletir alterações legais ou do serviço. A versão em vigor é sempre a publicada nesta página, com a data de atualização no topo.